A. Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B. Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu
C. Bahasa Surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
- Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
- Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
- Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
- Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
- Membalas surat Ibu tanggal…
- Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
- Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
- Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
- Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan kata dengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atau Menjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian ialah: bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
- Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
- Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.
- Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
- Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.
C. Bagian Surat
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f) Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:
a) Kepala surat
b) Tanggal surat
c) Nomor surat
d) Lampiran surat
e) Hal atau perihal surat
f) Alamat dalam
g) Salam pembuka
h) Isi surat
i) Salam penutup
j) Nama jabatan
k) Nama terang dan NIP
l) Tembusan
m) Inisial
Dalam bab ini akan dibahas satu persatu mengenai beberapa cara penulisan bagian-bagian surat tersebut menurut kaidah korespondensi, atau berdasarkan bentuk dan kelaziman yang diterapkan pada lembaga yang bersangkutan.
1) Kepala Surat.
Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.
Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:
a) Dalam kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.
b) Dapat dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.
c) Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat.
d) Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.
2) Tanggal Surat
Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:
O Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota.
O Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.
3) Nomor Surat
Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.
4) Lampiran
Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris agar tidak mengganggu format.
6) Alamat Dalam
Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:
a) Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.
b) Yang diberikan kata Yth. adalah orangnya bukan lembaganya.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:
a. Dengan hormat,
b. Assalamu’alaikum wr. wb,
8) Isi Surat
· Alinea pembuka
Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:
a. Dengan ini kami beritahukan bahwa .............
b. Kami beritahukan bahwa ...............................
c. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ...... Nomor .......
· Isi surat
Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.
· Alinea penutup
Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.
Contoh:
a. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
9) Salam Penutup
Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering digunakan seperti:
a. Hormat kami,
b. Wa’alaikum salam.
10) Nama Jabatan
Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
Contoh:
a) Direktur,
b) Kepala
11) Nama Terang dan NIP
Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.
12) Tembusan
Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.
13) Inisial
Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.
D. Jenis-jenis surat
Ada beberapa kategori untuk mengklasifikasikan jenis-jenis surat. Namun, dalam penelitian ini, hanya akan dipilih tiga kriteria pengklasifikasian jenis-jenis surat. Menurut Djuharie, dkk. (2001:13), tiga klasifikasi itu adalah berdasarkan (1) wujud surat, (2) pembuat surat, dan (3) pesan surat.
Klasifikasi jenis-jenis surat berdasarkan wujud surat dibagi menjadi empat macam:
- Kartu pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10×15 cm. Lembaran kertas ini biasanya tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat melalui kartu pos untuk menyampaikan pesan yang singkat dan pesan dapat diketahui oleh orang lain.
- Warkat pos
Warkat pos berupa surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat menjadi amplop. Jadi lembaran kertas warkat pos juga merupakan bagian amplopnya. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan pesan yang lebih panjang namun tidak boleh diketahui isinya oleh orang luar. Warkat pos dapat dibeli di kantor pos. Namun, kini jarang orang yang menggunakannya
- Telegram
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang dikirim dari pesawat telelegram dengan waktu dan pesan yang relatif singkat. Telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, dan telegram biasa. Telegram semakin jarang digunakan bahkan mungkin tidak digunakan lagi sama sekali. Posisi telegram kini lebih digantikan oleh maraknya pengguna telepon seluler yang bisa menyampaikan pesan melalui SMS (Short Message System).
- Surat bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dibungkus oleh amplop tertutup. Surat ini berisi berita yang lebih lengkap dan luas. Isi surat pun dirahasiakan dari orang lain. Melalui surat bersampul inilah orang bisa menyampaikan informasi sedetail-detailnya dan sebanyak-banyaknya. Surat bersampul dikirim dengan perangko dengan variasi harga yang berbeda. Jenis surat inilah yang menjadi titik utama dalam penelitian ini.
Jenis surat berdasarkan pembuatnya dapat diklasifikasikan menjadi :
1). Surat pribadi
2). Surat resmi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis atas nama pribadi yang berisikan pesan yang bersifat pribadi dan ditujukan kepada teman, saudara, atau instansi tertentu. Sedangkan surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, lembaga atau perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau instansi lain. Contoh-contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, surat sosial, dan sejenisnya.
Jenis surat berdasarkan pesan surat dapat dikategorikan sebagai berikut:
- Surat keluarga, yaitu surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Misalnya surat untuk orang tua, saudara, teman, dan sebagainya.
- Surat setengah resmi, yaitu surat yang dikirim oleh perseorangan kepada sebuah lembaga. Misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan cuti, surat pengunduran diri, dan lain-lain.
- Surat sosial, yaitu surat yang dibuat lembaga sosial atau sebuah yayasan untuk perseorangan atau lembaga lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana sosial dan sejenisnya.
- Surat niaga, yaitu surat yang dikeluarkan oleh perusahaan perniagaan. Misalnya surat penagihan utang lelang, penawaran niaga, lelang barang, atau pun surat pesanan barang.
- Surat dinas, yaitu surat yang dikeluarkan sebuah instansi pemerintah atau organisasi lain yang berisi permasalahan kepemerintahan. Contoh surat dinas misalnya surat perintah, surat tugas, surat keputusan, dan sebagainya.
- Surat pengantar, yaitu surat yang berfungsi sebagai pengantar seseorang dari sebuah lembaga atau perseorangan untuk memudahkan hubungan dengan pihak penerima surat.
Penggolongan surat menurut Bratawidjaya dan Finoza (1991) antara lain:
- Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut:
- Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi.
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahan atau badan usaha.
- Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).
- Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat laporan, surat pengantar, surat pennawaran, surat pemesanan, surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan.
- Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
- Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
- Surat konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
- Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
- Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.
- Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks atau faksimilie, serta memo dan nota.
- Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman
E. Contoh surat
PEMERINTAH KOTA PEKALONGAN
DINAS PENDIDIKAN
MUSYAWARAH GURU MATA PELAJARAN (MGMP) FISIKA
Nomor : 077/MGMP.FISIKA/SMPN6/V/14
Lampiran : -
Hal : Undangan
Yth. Bpk/Ibu Guru Mata pelajaran Fisika
ditempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga Bapak/Ibu senantiasa dalam curahan rahmat dan nikmat-Nya, amin.
Menindaklanjuti program MGMP Fisika yang telah kita susun, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada pertemuan MGMP Fisika Kota Pekalongan Pada,
Hari, tanggal : Rabu, 27 Januari 2014
Jam : 08.30 WIB hingga selesai
Tempat : SMPN 6 Kota Pekalongan
Jalan Kartini 45
Agenda : penyempurnaan rencana pembelajaran
Sharing pengalaman dalam pembelajran
Persiapan ujian nasional 2014
Atas perhatian dan kehadiran bapak/ibu tepat pada waktunya kami menguncapkan terima kasih
Ketua Sekertaris
Sumartono, S.Pd. Hasanuddin, S.Com
NIP 23665707678 NIP 78541355471
